Analyse de l’organisation, des processus et des systèmes d’information afin d’optimiser et redéfinir le fonctionnement d’une division spécifique
Les outils d’audit développés par M&BD Consulting peuvent aussi bien être utilisés pour des analyses à l’échelle de l’entreprise dans sa globalité que pour des départements ou divisions plus spécifiques. Dans la situation de notre client, une institution d’aide humanitaire internationale, il s’agissait de mieux cerner les dysfonctionnements organisationnels au sein d’une division donnée.
La division en question avait été créée dans le but d’acquérir les ressources qui permettraient à l’organisation de maintenir ses activités et son autonomie sur le long-terme. Depuis sa création, celle-ci a connu de nombreux changements qui avaient réduit son efficience. Dans une optique d’optimisation, la Direction a fait appel à M&BD pour procéder à un audit organisationnel dont le principal objectif était de dégager différents axes possibles d’amélioration du fonctionnement de la division.
Nous avions pour mission de proposer une liste de solutions concrètes et le défi était d’identifier des alternatives qui permettraient de faire davantage en gardant les mêmes ressources.
Dans le cadre d’une démarche holistique, nous avons analysé le fonctionnement de la division en termes de structure organisationnelle, d'activités, de processus et de systèmes d’information. Par ailleurs, nous avons également étudié les interactions au sein de la division ainsi que les interactions entre la division et le reste de l’institution.
Après avoir posé le cadre du mandat avec notre client, nous sommes passés à la phase de récolte des données. À travers des questionnaires d’analyse d’activités, des interviews qualitatifs auprès des collaborateurs et différents workshops, nous avons pu recueillir les données nécessaires pour procéder à l’audit organisationnel de la division dans sa globalité.
Menée par plusieurs de nos experts, l’étude effectuée à différents niveaux (organisation, processus et systèmes d’information), a permis de mettre en lumière les principaux dysfonctionnements de la division et d’identifier leurs causes. Nous avons notamment constaté les éléments suivants :
Notre client souhaitait obtenir une liste de mesures concrètes afin d’optimiser et redéfinir le fonctionnement d’une division spécifique et notre audit organisationnel a permis de répondre à cette demande. Nous avons synthétisé le résultat de nos analyses dans un rapport, incluant des cartographies ainsi que des tableaux de vision globale des activités puis avons référencé plus de 50 recommandations implémentables.
Conscients de la complexité que représente la mise en place de l’ensemble de ces recommandations, nous les avons évaluées et priorisées selon la durée d’implémentation et le ratio coûts/bénéfices escomptés. Pour faciliter la mise en œuvre des mesures les plus importantes, nous avons élaboré une feuille de route et accompagné notre client dans leur implémentation.
La réussite de ce projet est en effet un excellent moyen de démontrer que, dans certains cas, une optimisation du fonctionnement passe par une formalisation des processus, une redéfinition des rôles ainsi que par l’utilisation d’outils intégrés performants qui permettent de créer des synergies entre les différentes unités de travail.
